Undgå sommersvindel – tjekliste til at reducere risikoen for falske fakturaer

Når sommersæsonen begynder, begynder også højsæsonen for svindel og falske fakturaer. Med mange ansatte på ferie og ansat vikar er der sikkerhedsrisici, der desværre kan betyde en gylden mulighed for svindlere. Nedenfor er nogle praktiske tips til, hvad du kan gøre for at reducere risikoen for at blive offer for svindel, og hvad du skal gøre, hvis du bliver berørt.

Nedenfor finder du Setterwalls komplette artikelserie om svindel og virksomhedskapringer, der kan være nyttige i det forebyggende arbejde med at beskytte din virksomhed året rundt. Du er velkommen til at give organisationen et tip, så er du bedre forberedt til sommersæsonen!

Hvad er en falsk faktura?

En falsk faktura er en faktura, der kræver betaling for et produkt eller en tjenesteydelse, som modtageren hverken har bestilt eller modtaget. I nogle tilfælde har udstederen haft tidligere kontakt med dig, og nogle gange har I slet ikke haft nogen tidligere relation. Det sker også, at virksomheder modtager ubestilte varer tilsendt sammen med en besked om, at virksomheden har forpligtet sig til betaling, når den ikke tidligere udtrykkeligt har gjort indsigelse mod leveringen, f.eks. ved at reagere negativt på et tilbud pr. post.

For dem, der har betalt en svigagtig faktura, er vejen til berigtigelse ofte dyr. Betal derfor ikke noget, og sørg for at bestride fakturaen korrekt.

Fem tips til at reducere risikoen for svindel

1. Gennemgå dine betalingsrutiner. Nøglepersonale og fast personale på ferie kan ofte føre til forsømte betalingsrutiner. Derudover mangler vikarer ofte erfaring og kendskab til rutinerne. Sørg derfor for, at rutinerne er veldokumenterede, og lav en liste over nuværende leverandører. Hvis der modtages en faktura fra en anden virksomhed end den på listen, eller hvis en leverandør kræver betaling, der afviger fra de sædvanlige rutiner, kan dette være et advarselstegn..
   
2. Læs og tjek fakturaerne omhyggeligt. Mange svindlere er dygtige. For eksempel kan fakturaen være identisk med den, du normalt modtager fra din faste leverandør, men med bankgironummeret justeret. Desuden kan en faktura faktisk være et tilbud, men når den er skrevet med småt, kan det være svært at forstå, at det er et tilbud og ikke en faktura.
   
3. Tag dig god tid til verifikation. I nogle tilfælde vil svindleren ringe og kræve, at en faktura betales med det samme, f.eks. fordi forfaldsdatoen allerede er overskredet. Du kan også blive kontaktet af nye leverandører eller kontaktpersoner med e-mailadresser, som du ikke tidligere har fået kontaktet. I alle tilfælde bør du tage dig tid til at kontrollere, at der er en korrekt faktura, og at den er fra den korrekte afsender.
   
4. Indgå ikke nogen aftaler over telefonen. Sørg for, at alle medarbejdere og vikarer ved, at de aldrig må acceptere nogen form for optagelse eller indgå kontrakter over telefonen. Desuden bør kontrakter så vidt muligt slet ikke indgås om sommeren, når autoriseret personale kan være på ferie.
   
5. Bestrid fakturaen. Hvis du har modtaget en falsk faktura, er det vigtigt ikke at lade dig påvirke af udstederens pres. Du bør også bestride fakturaen hurtigst muligt. Nedenfor gennemgår vi, hvordan du kan fortsætte.

Bestrid en faktura i tre trin:

• Trin 1: Gør indsigelse mod din betalingsforpligtelse, og dokumentér den. Gør indsigelse mod din betalingsforpligtelse ved at strege fakturaen over og skrive "Gør indsigelse mod (bestrid) betalingsansvar – vi har ikke bestilt varen/tjenesteydelsen" eller "Gør indsigelse mod (bestrid) betalingsansvar på grund af vildledende oplysninger" afhængigt af omstændighederne. Gem kopier af fakturaen og din indsigelse.
• Trin 2: Send din indsigelse til udstederen. Send fakturaen og din indsigelse tilbage til udstederen via e-mail og anmod om en kvittering for læsning, eller via anbefalet post, så dato og klokkeslæt er tydeligt. Gem alle kopier af korrespondancen.
• Trin 3: Informer Svensk Handel og overvej at indgive en politianmeldelse. Send en kopi af fakturaen og korrespondancen til den svenske brancheforening. På denne måde kan udstederen blive tilføjet til den svenske brancheforenings varslingsliste, som er et register over svigagtige og bedrageriske handlende. Indgiv også en politianmeldelse, hvis det anses for berettiget.

Hvad skal du gøre, hvis udstederen ikke frafalder sit krav?

Henvis udstederen til at tage retslige skridt. Undlad at forhandle. Det er meningsløst at diskutere med disse aktører, så spild ikke din energi på dette. Der er ingen måde at forhindre uærlige aktører i at kræve betaling fra din virksomhed.

Kilde: Setterwalls Advokatfirma AB